Management Assistant - O090008

Organisatie:

Mentorprise, de Mentor voor bedrijven en organisaties. Wij formuleren oplossingen voor uitdagingen op het gebied van Management en Human Resources. Wij helpen onze opdrachtgevers in de waardevermeerdering van hun belangrijkste "kapitaal": de medewerkers. De Mentorprise organisatie, een dynamisch en multidisciplinair team dat kwalitatieve en duurzame resultaten neerzet.
Mentorprise onderscheidt zich in de markt door, betrokkenheid en streven naar het verhogen van rendabiliteit bij de klanten. Het dienstenpallet bevat 6 Business units:
-Executive Search
-Direct Search
-Recruitment & Selection
-Bridge Management
-Business & Management Consulting
-Performance, Personality & Competence guidance

Onze organisatie groeit! Mede door deze groei zoeken we een leuke, dynamische en ambitieuze collega, die een grote nieuwsgierigheid en creativiteit aan de dag legt om - samen met consultants en management - tot succesvolle resultaten te komen.

Functieomschrijving:

Het takenpakket van de Management Assistant:

" Agendabeheer en diverse taken voor de Managing Partners
" Deelname aan interne/externe meetings, diverse RvB voorbereiden, notuleren briefwisseling;
" Alle ondersteunende administratieve support aan het Management.

¢ Administratieve support voor de consultants:

" Opmaken lay-out en finalisering functieanalyses.
" Opmaken dossiers ter voorbereiding van kandidaatsvoorstellingen.
" Agendabeheer (back up researcher) consultants en testruimte.
" Postings en CV searches op diverse sites.
" Opmaak van de wekelijkse rapporteringsheets aan klant en i.s.m. Consultants.
" Acties n.a.v. bezoekrapporten, diverse briefwisseling, interne communicatie, afspraken regelen, offertes tunen en versturen.

¢ RIS beheer (i.s.m. Researcher/kandidaten) en databasebeheer:

" Data verwijderen en aanpassen.
" Nieuwe input verschillende data
" Nieuwe leads inbrengen.
" Zorgen voor correcte klassementen (hard copies).
" Updaten van de databestanden.

¢ Professioneel telefoon en e-mail verkeer/ Postbehandeling IN & OUT

¢ Vergaderingen:

" Opmaken agenda en alle randdocumenten voor de (wekelijkse) vergadering.
" Notuleren van de (wekelijkse) vergaderingen; Verslagen
" Follow up/mail van de diverse businesscontacten.

¢ Voorraadbeheer /Klassementbeheer

" Kantoormateriaal
" Voorraad lunchruimte

¢ Kandidatenbeheer:

" Onthaal, opvangen en begeleiden van kandidaten.
" Begeleiden van tests (ism Researcher).
" Verzamelen van afgelegde tests (ism Researcher).
" Scoren van bepaalde tests (ism Researcher).
" Aanmaken van kandidaatsdossiers.
" Beheer van websites en online sollicitaties (back up Researcher).

¢ Events:

" Admin. organisatie van marketing events ism Business Development
" Verzorgen van commerciële mailings en event mailings.

Functie-eisen:

" Je hebt minimum een bachelor diploma op zak, 3 tot 5 jaar ervaring en je hebt een brede algemene interesse.
" Je werkt zelfstandig en bent breed inzetbaar.
" Communicatieve kwaliteiten.
" Stressbestendig.
" Vlot in talen (NL - FR - ENG).
" Multimedia kent geen geheimen.

Standplaats:

Mechelen

Herkent u zichzelf in dit functieprofiel, gebruik dan onderstaande link om te solliciteren.